Указывайте в тексте конкретных людей, называйте их имена

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Будьте конкретными
Стремитесь к ясности и избегайте туманных объяснений. Старайтесь не использовать обобщений.
•    Включайте в ваш текст цифры, но так, чтобы не ослепить читателя статистикой. Читать дальше »

Избегайте слов, которые выражают неопределенное или общее количество (несколько, множество, немного), либо имеют усилительное значение (чрезмерно, неумеренно, неприемлемо, гигантский), если вы не можете подкрепить свои суждения определенными цифрами.
•    Указывайте в тексте конкретных людей, называйте их имена. Определяйте личную ответственность за те или иные действия. Там, где это уместно, используйте личные местоимения но не злоупотребляйте ими.
•    Применяйте глаголы, которые имеют точные значения. Избегайте глаголов с размытыми значениями (становиться, выполнять, представлять, давать, вести, осуществлять, являться, приводить, делать). В частности, попытайтесь найти замену таким глаголам, как иметь и быть.
•    Конкретизируйте свою мысль. Приводите примеры.
•    Крайне осторожно применяйте профессиональный жаргон. Используйте его только в том случае, если читатель лучше поймет вашу мысль, выраженную с помощью профессиональных терминов. Однако зачастую мы используем жаргон, чтобы скрыть непонимание или когда не вполне уверены в своей правоте.
Выражайте позитивную точку зрения
Наиболее продуктивные документы направлены на определение перспектив и практических действий. Избегайте писать слишком подробно о том, что произошло и не произошло, что должно было случиться и что случилось «не так, как нужно».

Излагайте позитивную точку зрения

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Этот проект сокращает расходы на консультирование и позволяет новым пользователям осваивать систему в процессе работы.
Работа над простотой стиля
Доведение письменного стиля до совершенства требует затраты времени и сил. Приведем несколько рекомендаций, Kofopbie помогут вам правильно составить документ. Читать дальше »


•    Говорите то, что вы думаете.
•    Будьте конкретны.
•    Излагайте позитивную точку зрения.
•    Избегайте словесных нагромождений.
Стиль можно рассматривать как личную характеристику. Выбор слов, в которые вы облекаете свою мысль, подобен выбору одежды, в которую вы облекаете свое тело. Однако улучшить стиль речи — это не то же самое,
что следовать моде. Оглядитесь; подражайте тому, что более всего привлекает вас; избегайте напыщенной речи, старайтесь изъясняться просто и понятно.
Говорите то, что думаете
Сосредоточьтесь на том, что вы хотите сказать, а не на том, как это сказать. Представьте реакцию читателя. Если бы у бас было лишь несколько секунд на то, чтобы выразить свою мысль, чтобы вы сказали?
•    Сохраняйте как можно больше уверенности, излагая основную мысль.
•    Представьте, что вы не пишете, а говорите. Могли бы вы сказать об этом проще?
•    Будьте искренними. Не прячьте ваших мыслей за туманными фразами.
•    Не пускайтесь в нудные объяснения. Избегайте подробных описаний ваших действий, связанных с составлением документа.

Постарайтесь сократить в вашем тексте использование абстрактных существительных

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Абстрактные существительные
Существительные обозначают одушевленные и неодушевленные предметы, периоды времени, участки пространства и характеристики. Конкретные существительные обозначают предметы, физически присутствующие в реальном мире (стол, женщина, ручка, машина, дерево); абстрактные существительные обозначают идеи, концепции и качества, которые не имеют физических параметров (развитие, осведомленность, тренинг, маркетинг, возможность). Читать дальше »


Постарайтесь сократить в вашем тексте использование абстрактных существительных. Если возможно, замените их глаголами или прилагательными. Для этого попытайтесь описать абстрактное существительное с помощью группы более коротких и понятных слов.
Существовали некоторые различия в конфигурации двух механизмов, что повышало степень сложности их использования.
Два механизма различались по своей конфигурации что осложняло их эксплуатацию.
Необязательные слова
Некоторые слова могут почти не содержать никаких – значений. Вы используете их, потому что вам нравится, как они звучат, или потому, что не знаете, что сказать дальше. Постарайтесь избавляться от таких слов.
Преимущества этого проекта заключаются в сокращении расходов на консультирование и в предоставлении пользователям возможности осваивать систему в реальной ситуации и в то же время осваивать рабочие операции.

Точно соблюдайте правила пунктуации

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

ОСНОВНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРОСТОГО СТИЛЯ
•    Средняя длина предложения не должна превышать 15-20 слов.
•    Употребляйте только те слова, которые более всего понятны читателю.
•    Используйте ровно столько слов, сколько вам необходимо.
•    Выбирайте наиболее значимые, ясные и наиболее точные глаголы.
•    Говорите то, что вы думаете. Выражайте позитивную точку зрения; избегайте стереотипов и скучных клише. Читать дальше »


•    Точно соблюдайте правила пунктуации.
Контроль за лексикой
Некоторые слова не очень благозвучны. Особенно обратите внимание:
•    на глаголы в пассивном залоге;
•    на абстрактные существительные;
•    на необязательные слова.
Глаголы в пассивном залоге
Глаголы могут иметь активный или пассивный залог. Глаголы в активном залоге обозначают действие субъекта, а глаголы в пассивном залоге — действие, которое субъект испытывает на себе. Предложения, содержащие глаголы в активном залоге, короче, яснее и динамичнее, чем предложения с глаголами в пассивном залоге.
Было определено, что дисковое пространство должно быть расширено.
Мы определили, что система нуждается в расширении дискового пространства.

Редактирование слов

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

РЕДАКТИРОВАНИЕ ДЛИННЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ
Согласно начальному плану, реконструкция и разработка в данной сфере бизнеса должна была завершиться к концу сентября 1996 года, но возникшие проблемы, включая значительные изменения масштаба проекта, состава его разработчиков и графика работ, не позволили закончить реконструкцию до 1 апреля 1997 года, и некоторые клиенты продолжали использовать части старой системы до полного прекращения ее функционирования в июле 1997 года. Читать дальше »


Это предложение легко исправить, разделив его на отдельные предложения там, где находятся союзы «но», «и». При этом можно использовать вертикальный список.
В первоначальном проекте дата завершения реконструкции и разработки в данной сфере бизнеса назначалась на конец сентября 1996 года. Однако реконструкция была отложена по причине изменений
•    масштаба проекта;
•    состава его разработчиков;
•    графика работ.
Система была окончательно реконструирована к 1 апреля 1997 года. Некоторые клиенты продолжали использовать части старой системы до полного прекращения ее функционирования в июле 1997 года.
Редактирование слов
Литературный язык имеет огромный словарный запас. Он не однороден по своему составу, поэтому одно и то же значение можно выразить при помощи двух или трех синонимов. Возможно, именно по этой причине
простой стиль речи, как никакой другой, появился в результате потребности людей ясно выражать свои мысли и находить для этого наиболее точные слова.
Простой стиль помогает людям понимать текст с первого прочтения. Он позволяет выразить мысль без всяких украшений. Простота стиля — это руководство к действию, а не свод застывших правил.

Сейчас мы оцениваем возможности покупки резервного сервера

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

РЕДАКТИРОВАНИЕ ПАРАГРАФА
Чтобы минимизировать потери времени и производственный риск, рекомендуется оценить возможности покупки резервного сервера, который может также использоваться для тестирования системы. Мы полагаем, что это решение должно быть принято до конца марта, что позволит избежать дополнительной арендной платы или потерь, связанных с рассрочкой платежей. Читать дальше »


А теперь обратите внимание на то, как тематическое предложение позволяет автору значительно сократить параграф и облегчить его прочтение.
Сейчас мы оцениваем возможности покупки резервного сервера. Это позволит:
•    минимизировать потенциальные потери времени;
•    минимизировать производственный риск;
•    кроме того, протестировать систему.
Решение должно быть принято к концу марта, чтобы избежать дополнительной арендной платы или потерь, связанных с рассрочкой платежей.
Написание предложений
Предложение выражает законченную мысль. Ваши идеи будут более понятны читателю, если предложения имеют устойчивые конструкции. Всегда стремитесь к тому, чтобы сказать то, что вы имеете в виду, и не более того.
Придерживайтесь правила «15-25», согласно которому в предложении должно быть 15-25 слов. Предложения, содержащие основную идею, тематические или содержащие важную идею, не должны состоять более чем из 15 слов. Все остальные предложения могут включать до 25 слов.

В начале каждого параграфа помещайте тематическое предложение

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Разбивка текста на параграфы
Параграфы отражают логику вашего мышления. Они позволяют обнаружить идеи и связь между ними. Каждый раз, когда вы делаете новый шаг в изложении, меняете точку зрения или направление мысли, вы должны переходить к новому параграфу. Читать дальше »


В начале каждого параграфа помещайте тематическое предложение. Оно поможет вам определить, какую информацию следует включить в данный параграф. Тематическое предложение является основной идеей параграфа.
Оно должно:
•    быть грамматически законченным предложением;
•    содержать единственную мысль;
•    состоять не более чем из 15 слов;
•    сообщать что-то новое.
Вы можете брать тематические предложения из вашего конспекта. Кроме того, вы иногда можете обнаружить их в конце параграфа. Зачастую наиболее важные идеи помещаются в конце параграфа в качестве вывода. Старайтесь начинать параграф с тематического предложения.
Тематические предложения организуют мысль. Они должны быть составлены так, чтобы, прочитав их, можно было понять общее содержание раздела.

Редактирование чернового наброска

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Выделенные пункты
Выделенные пункты значительно облегчают чтение текста. Однако избегайте использовать их слишком часто. Не злоупотребляйте этим приемом. Руководствуйтесь следующими рекомендациями.
Создавайте параллельное выделение пунктов, каждый из которых должен иметь одинаковую грамматическую структуру. Читать дальше »


Сохраняйте соответствие между выделенными пунктами и «платформой», то есть текстом, который содержит перечень разделов.
Проверьте содержание «платформы», чтобы исключить повторения.
Редактирование чернового наброска
Редактирование чернового наброска направлено на то, чтобы облегчить его чтение.
Редактирование связано с выбором более предпочтительных вариантов. Оно может быть практически бесконечным, поскольку всегда существует несколько способов выразить свою мысль. Особенно трудно редактировать собственный текст. Если у вас есть возможность, попросите коллег просмотреть ваш документ. После написания текста отложите его на время, чтобы позже вы смогли взглянуть на него свежим взглядом.
Используйте системный подход. Пословное редактирование отнимает много времени и непродуктивно. Для большей эффективности работайте над текстом на трех уровнях:
•    параграфы;
•    предложения;
•    слова.
Возможно, редактирование печатного текста более предпочтительно, чем редактирование на экране компьютера.

Его основу составляет структура СПВО

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Резюме и введение
Следует отличать резюме от введения. Резюме представляет ваш документ в миниатюре. Основу его составляет главная идея документа. Помещайте резюме в самом начале, сразу после титульного листа. Ваш конспект — это почти готовое резюме. Читать дальше »


Введение объясняет причины написания документа. Его основу составляет структура СПВО (ситуация, проблема, вопрос, ответ), то есть основополагающая информация, формулировка проблемы, связанный с нею вопрос и ответы на него. Введение иногда расширяется, поскольку может включать в себя:
•    описание методологии;
•    выражение признательности;
•    краткое содержание документа, от раздела к разделу.
Заголовки
Уделите особое внимание заглавию и подзаголовкам вашего документа. Они должны точно отражать содержание текста и его разделов, так чтобы адресат мог получить значительную информацию, прочтя лишь несколько слов. Например, заголовок «Финансовый обзор» содержит мало информации. А заголовок «Падение производственных цен в 2000 году» более точно отражает содержание текста.
В докладе вы можете составить оглавление, объединив заглавие и подзаголовки на отдельной странице. Проверьте оглавление, чтобы каждый подзаголовок точно отражал содержание текста и не повторял другие заголовки.

Для этого вы можете руководствоваться следующими принципами

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Составление чернового наброска
Готовый конспект значительно облегчает работу над документом. После завершения конспекта вам необходимо расширить его, добавив текст, подзаголовки и, особенно если вы пишете доклад, пронумерованные пункты плана и графики. План конспекта и его текст позволяют определить, что именно вы хотите сказать в каждом параграфе и разделе. Читать дальше »


Рассматривайте составление чернового наброска как отдельную от планирования и редактирования работу. Для этого вы можете руководствоваться следующими принципами.
•    Пишите быстро. Не раздумывайте подолгу над каждым словом..Двигайтесь вперед. Если необходимо, оставляйте пустые места. Стремитесь сохранять естественный поток речи.
•    Используйте свой личный стиль. Выражайте мысль по-своему, так, как вы привыкли это делать, что поможет вам быть более точным. Если адресат услышит ваш «собственный» голос, он отнесется к документу с большим интересом.
•    Пишите без остановок. Постарайтесь выбрать такое место и время, чтобы ничто не могло отвлечь вас.
•    Придерживайтесь плана конспекта. Используйте предложения из конспекта, чтобы сконцентрировать внимание на том, что вы хотите сказать. Если вы обнаруживаете, что отклоняетесь от пункта плана, остановитесь и переходите к изложению следующего.
Как упростить чтение и понимание документа
Правильно составленный документ содержит элементы, которые помогают адресату читать и понимать текст. К наиболее важным из них относятся следующие:
•    резюме;
•    введение;
•    заголовки;
•    выделенные пункты.
Эти элементы делают ваш документ более доступным для читателя.

Наш бизнес стремительно расширяется

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

КОНСПЕКТ ДОКЛАДА
Основная идея
Нам следует разместить новое производство в Гезерингхеме. Читать дальше »


Введение
Наш бизнес стремительно расширяется. Введенные в строй промышленные предприятия достигнут своей проектной мощности в течение трех лет. Нам необходимо срочно решить, где мы будем размещать новое производство. В докладе обобщаются результаты маркетинговых исследований и даются проектные оценки и рекомендации для определения стратегии.
1. Согласно оценкам, объем необходимых капиталовложений в Гезерингхеме будет на 10% меньше, чем в других наиболее привлекательных районах.
1.1.    Строительные подряды в Гезерингхеме требуют затрат в среднем на 10% меньше, чем в других районах.
1.2.    Стоимость земли в среднем на 13% ниже, чем в других районах.
2.    Согласно оценкам, затраты на производство в Гезерингхеме будут на 15% ниже, чем в других районах.
2.1.    Стоимость труда в Гезерингхеме на 7% ниже, чем в среднем по стране.
2.2.    Согласно оценкам, накладные расходы в Гезерингхеме будут ниже на 9%, чем на других работающих предприятиях.
2.3.    Налоговые льготы для деловой активности в этом районе выглядят очень привлекательными.
3.    Затраты на реализацию продукции снизятся, по крайней мере, на 7%, если мы разместим новое производство в Гезерингхеме.
3.1.    Эта область занимает центральное место на нашем рынке.
3.2.    Местная инфраструктура развита достаточно хорошо.

КОНСПЕКТ ПИСЬМА

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Конспект письма
Письмо также имеет структуру пирамиды, которая обрамляется приветствием или благодарностью в начале и прощанием или выражением признательности в конце. Читать дальше »

Стиль письма может незначительно отличаться от стиля электронного послания (о стиле письма мы скажем подробнее ниже), но в целом они схожи, если не учитывать некоторых формальных деталей.
КОНСПЕКТ ПИСЬМА
25 января 2000 Сиднею Ридеру Издательский дом READERT0WN AB12CD
Дорогой Сидней,
Спасибо за письмо от 20 января, [благодарность] Основная идея моего письма… [предложение, содержащее основную идею] Первый пункт моего плана… [параграфы]
Второй пункт моего плана…
Наши следующие шаги… [описание практических действий]
Алан Райтер
Я надеюсь, что нас порадует…[заключительное выражение признательности]
Искренне Ваш Должность
Конспект доклада
Доклад требует составления наиболее подробного конспекта, содержащего резюме, введение, пронумерованные основные пункты, подпункты и малые пункты. Написание конспекта Действительно значительно облегчает работу над докладом. Конспект позволяет убедиться в том, что вы учитываете интересы и пожелания адресата, внести изменения в доклад, не переписывая значительные фрагменты текста, проверить, раскрываются ли пункты плана в соответствующих параграфах. Конспект помогает составить резюме к докладу. Если адресат предпочитает краткие доклады, объем которых не превышает стандартной печатной страницы, форма конспекта в данном случае окажется оптимальной.

Проверьте ваше послание, прежде чем отправлять его

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Минимизируйте информацию. Не заставляйте адресата читать слишком длинные сообщения.
Поместите основную идею в тематический заголовок. Это более эффективно, чем просто озаглавить текст.
Не прибегайте к восклицаниям. Не нужно использовать курсив, подчеркивания и жирный шрифт. Читать дальше »

Кроме того, избегайте шуток и клише в заголовках, например: «Срочно», «Прочесть немедленно!» и т. д.
•    Соблюдайте этические нормы. Не пишите в электронном сообщении ничего такого, чего бы вы ни сказали в лицо адресату.
•    Избегайте пиктограмм . Не применяйте символов или нелепых аббревиатур. Используйте нормативный деловой стиль.
•    Проверьте ваше послание, прежде чем отправлять его. Электронные сообщения создаются и отправляются так быстро, что чаще всего их не проверяют на предмет обнаружения смысловых, орфографических и пунктуационных ошибок.
Помните, что электронные сообщения публичны. Большинство электронных сообщений поступают на центральный сервер. Никогда не пишите того, что юристы могут использовать против вас.
Не отправляйте рекламных сообщений (спамов). Пишите только о том, что вам нужно сообщить адресату, и о том, что он хочет узнать. Избегайте рекламы (она засоряет электронную почту).
Регулярно вычищайте свой электронный почтовый ящик. Это повысит эффективность и вашей работы, и электронной почты.

Переизбыток информации.

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Электронные сообщения сейчас становятся стандарт- ной формой деловой коммуникации. Их доставка быстра и недорога, а создание не вызывает затруднений. Но во многих организациях электронная почта зачастую вызывает проблемы. Усилению этих кризисных явлений способствуют четыре фактора. Читать дальше »


•    Переизбыток информации. Согласно результатам последних исследований, менеджеры ежедневно получают в среднем 178 электронных сообщений. Вы можете отправить очень важное письмо по электронной почте, но проблема в том, что его могут просто не заметить.
•    Резкое снижение количества бесед. Многие люди сейчас крайне редко , беседуют друг с другом. Вместо этого они общаются с помощью электронной почты, которая в результате вытесняет социальные контакты. Одинокие кабинетные служащие обмениваются слухами и сплетнями по электронной почте, используя профессиональный жаргон, сопровождаемый специфическими символами.
•    Больше спешки, меньше понимания. Стиль электронных сообщений искажает деловой стиль и становится все более свободным.
•    Перегруженность электронных почтовых ящиков. Когда в последний раз вы чистили свой
электронный почтовый ящик
Электронные сообщения пишутся. Они предполагают, как и другие письменные формы, составление плана, написание, редактирование. Ниже мы приводим 10 советов, которые помогут вам создавать более продуктивные электронные сообщения.
Четко выразите основную идею.

Вверху страницы напишите заголовок

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Составление конспекта
Заключительная стадия планирования вашего документа связана с составлением конспекта, который позволяет преобразовать структуру пирамиды в черновой набросок. Читать дальше »


Конспект — это ваш документ в миниатюре. Он предоставляет собой план, позволяющий получить целостное представление о документе. Ниже мы приводим несколько правил, которые помогут вам составить конспект.
Вверху страницы напишите заголовок «Основная идея» и затем выразите ее в форме простого предложения.
•    Далее под заголовком «Введение» кратко составьте структуру СПВО (ситуация, проблема, вопрос, ответ) так, чтобы она имела не более трех-четырех уровней.
•    Ниже в установленном порядке и под номерами выпишите ключевые мысли (основные пункты), с уточнениями (подпунктами) и детальными уточнениями (малыми пунктами). Для большей ясности используйте десятичную систему:
• Озаглавьте весь конспект и, если необходимо, каждый основной пункт.
Поняв принципы составления конспекта, вы можете использовать их для создания любого документа. Ниже мы рассмотрим три основных формата: электронное сообщение, или служебная записка, письмо и доклад. Вы увидите, что в каждом из форматов используется с незначительными вариациями структура пирамиды.
Конспект электронного сообщения или служебной записки
Этот формат имеет простейшую структуру пирамиды. Составляя конспект электронного сообщения, поместите сразу же после приветствия основную идею. Напишите короткий параграф или просто выделите пункт для каждой из ключевых идей. В завершение укажите, каких действий вы ждете от адресата.
Бывает полезно поместить основную идею в тематический заголовок электронного сообщения, так чтобы она появилась в меню почтового ящика читателя.

Включение деталей

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Построение пирамиды
Задавая вопросы и отвечая на них, вы сможете создать структуру пирамиды. Читать дальше »


Суммируя, мы можем указать на следующие основные принципы создания пирамиды:
•    каждая идея должна быть выражена в форме предложения;
•    каждая идея должна суммировать идеи, сгруппированные ниже ее;
•    каждая идея, расположенная в группе, является ответом на вопрос, который вызывает суммирующая идея.
Включение деталей
Построение пирамиды значительно дисциплинирует мышление и позволяет определить, какую информацию вам следует включить в документ и как ее упорядочить.
Построение пирамиды всегда связано с процессом разделения. Каждая идея вызывает вопрос, на который вы должны иметь от двух до шести ответов (первая цифра является более предпочтительной). Процесс разделения с помощью вопросов и ответов следует продолжать до тех пор, пока идея не вызовет вопрос с единственным ответом. Процесс разделения может быть прекращен, если
•    идея не вызывает вопроса у читателя;
•    идея вызывает вопрос, который имеет единственный ответ.
Нет необходимости создавать пирамиду, структура которой имеет больше четырех уровней, то есть уровней основной идеи, ключевых мыслей (основных пунктов), уточнений (подпунктов) и детальных уточнений (малых пунктов).
Вы должны решить, в каком порядке располагать идеи в каждой из групп. Вы можете классифицировать их по следующим параметрам:
•    ранг (уровень, значение, приоритетность, актуальность);
•    этапы процесса;
•    хронология;
•    логическая обоснованность.
Учтите, что иногда порядок расположения не имеет решающего значения.

Запишите ответы на вопрос

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Суммирование и группировка
Представьте, что вы излагаете читателю свою основную идею не в письменной, а в устной форме. Какой вопрос может при этом у него возникнуть? Это должен быть один из трех следующих вопросов:
•    Почему?
•    Каким образом?
•    Какие именно?
На возникший вопрос вы должны иметь, как минимум, два ответа. Постарайтесь, чтобы их было не более шести. Читать дальше »

Запишите ответы на вопрос. Эти ответы будут являться ключевыми мыслями (основными пунктами). Все ключевые мысли должны быть выражены в форме предложения. Вы должны уметь расположить каждую ключевую мысль и связанные с нею уточнения (подпункты) на схеме логики мышления (рис. 8.1).
ВЫРАЖЕНИЕ КЛЮЧЕВЫХ МЫСЛЕЙ
Ваши ключевые мысли должны укладываться в следующую схему:
«Почему?»    Обоснования, выгоды, причины
«Каким образом?» Процедуры, этапы процесса «Какие именно?» Элементы, категории, факторы
Определите, какой вопрос («Почему?», «Каким образом?», «Какие именно?») вызывает каждая из ключевых идей (основных пунктов), Дайте ответы на этот вопрос и запищите их как уточнения (подпункты). Если необходимо, повторите эту процедуру с каждым из уточнений для определения детальных уточнений (малых пунк- тов). На каждый вопрос вы должны иметь более одного ответа.

Первая и вторая стадии мышления

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Этот способ упорядочения информации позволяет читателю самым естественным образом понимать сложные вещи. Эта структура имеет вид пирамиды. Читать дальше »


Первая и вторая стадии мышления
Создание структуры документа можно представить как процесс мышления, имеющий две стадии. Мы уже рассматривали две стадии мышления в главе 3, когда говорили о структуре беседы. Теперь вы можете использовать их, чтобы упорядочить материал при написании документа:
•    первая стадия мышления – сбор информации;
•    вторая стадия мышления – упорядочение информации.
Используйте схему мышления, которая поможет вам собрать информацию, а принцип пирамиды позволит вам упорядочить ее в виде четкой структуры.
СХЕМЫ ЛОГИКИ МЫШЛЕНИЯ
Схемы логики мышления являются эффективными инструментами, которые используются на первой стадии мыслительного процесса. Выделяя связи между идеями, они способствуют более продуктивному и эффективному мышлению.
Чтобы составить схему логики мышления:
•    Создайте визуальный образ основной идеи и начертите его в центре листа бумаги.
•    Запишите все мысли, связанные с основной идеей, которые приходят вам в голову.
•    Напишите простые слова ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ вдоль радиальных линий, выходящих из центра.
•    Основные мысли будут тяготеть к центру схемы, а детали располагаться на периферии.
•    Каждая линия должна быть связана, по крайней мере, с одной линией.
•    Используйте визуальные стимулы: цвет, форму, подчеркивание.
•    Сгруппируйте идеи. Их не должно быть больше шести. Озаглавьте каждую идею и присвойте ей порядковый номер.

Какое событие изменило ситуацию?

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОСНОВНОЙ ИДЕИ: СПВО (СИТУАЦИЯ, ПРОБЛЕМА, ВОПРОС. ОТВЕТ)
Составьте историю, в которой бы объяснялась необходимость написания этого документа. Читать дальше »


Ситуаций
«В один прекрасный момент…» Укажите на то, с чем согласны вы и ваш читатель. Начальная мысль не должна вызывать противоречий.
Проблема
Какое событие изменило ситуацию? Возможно, нарушился привычный порядок вещей. Возможно, необходимы какие-то изменения. Часто проблема заключается в том, что читатель кое-что игнорирует.
Вопрос
Какой вопрос может вызвать проблема в сознании читателя?
Ответ
Ответ на этот вопрос должен совпадать с основной идеей вашего документа.
Использование структуры СПВО
•    помогает вам подтвердить вашу основную идею;
•    облегчает достижение взаимопонимания между автором и читателем относительно основной идеи документа;
•    позволяет составить вступительную часть к документу.
Упорядочение информации
В письменных формах, как ни в каких других видах коммуникации, очень важно показать логику вашего мышления. Эта логика создается вашими идеями, которые выражаются в предложениях. Вы должны выразить мысли в связной форме, понятной для читателя.
В каждый момент времени читатель может обработать лишь фрагмент информации. Чтобы детально понять основную идею, ему необходимо сначала разбить текст документа на части и затем последовательно осмыслить каждую из них. Следовательно, вы должны упорядочить информацию по двум параметрам:
•    вертикально (разбить текст на части, сгруппировать мелкие части в более крупные);
•    горизонтально (организовать каждую группу, разместив мелкие части в определенном порядке).

Выражение основной идеи

Ноябрь 2nd, 2011 от admin

Выражение основной идеи
Ваш документ должен содержать основную идею, которая является в нем наиболее важным элементом. Все остальное — материал, способ и порядок изложения — зависит от основной идеи. Читать дальше »


Основная идея—это простая, наиболее важная мысль, которую вы хотите Передать читателю, чтобы сообщить ему о своей цели. Основная идея — это не заголовок и не титульный лист документа. Основная идея выражает вашу цель. Просмотрите главу 5, где подробно рассказано об основной идее. Мы вновь приводим список характеристик основной идеи, чтобы напомнить вам о них. Основная идея вашего документа должна:
•    выражаться в форме предложения, сентенции;
•    содержать единственную мысль;
•    состоять не более чем из 15 слов;
•    быть ориентированной на практические действия,,. ,
Крайне важно убедиться в том, что ваша идея приемлема для вас и вашего адресата и соответствует приводимым материалам. Во время проведения бесед, интервью
и презентаций вы можете проверить, действительно ли ваши цели соответствуют потребностям и ожиданиям людей, которым вы адресуете свои слова в данный момент. При использовании письменных форм коммуникации непосредственное взаимодействие невозможно. Очень многие документы просто не соответствуют ожиданиям адресатов и не дают им того, что они хотят. Единственный способ убедиться в том, что ваш документ окажется полезным для читателя, заключается в использовании структуры СПВО (ситуация, проблема, вопрос, ответ).
Просмотрите главу 5, в которой более подробно описана эта структура. Здесь мы лишь кратко суммируем особенности использования техники СПВО, чтобы напомнить вам ее.

« Предыдущие статьи Следующие статьи »

RSS Feed